Banco Central de Cuba
2021-11-08
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Imagen relacionada con la noticia :Sobre el curso: “Administración del tiempo”

Autoras:

Ing. Tania Borges Serra

tania@bc.gob.cu

Ing. Francis Milián Morales

francis@bc.gob.cu

El curso “Administración del tiempo” se efectuó los días 27 y 28 de octubre en la modalidad virtual, impartido por la Fundación Alemana Sparkasenstiftung para Latinoamérica y el Caribe, contó con la participación de trabajadores del Banco Central de Cuba (BCC), el Banco de Crédito y Comercio (BANDEC), el Banco Metropolitano (BANMET) y Casas de Cambio S.A. (CADECA).

Este curso estuvo dirigido a nuestras distintas esferas de la vida y, no solo a la profesional. Se analizaron diversos temas como: el tiempo, los hábitos atómicos, ladrones del tiempo, planificación y eliminación del estrés.

Somos seres de costumbres y llenos de hábitos que nos favorecen o nos entorpecen en nuestra vida diaria. Los hábitos están formados por cuatro componentes que nos permiten desarrollarlos, retomarlos o eliminarlos.

1. Señal

2. Deseo

3. Respuesta

4. Recompensa

Para desarrollar/retomar un nuevo hábito, debemos trabajar con inteligencia, para hacer las cosas atractivas y fáciles, crear señales obvias que detonen un deseo atractivo provocando una respuesta fácil obteniendo una recompensa satisfactoria.

Para eliminar un hábito, debemos trabajar con inteligencia, quitar la obvio (señal), hacerlo desagradable (deseo), provocando una respuesta difícil y un resultado insatisfactorio.

https://www.bc.gob.cu//storage/noticias/November2021/11.png

Si somos capaces de administrar y gestionar nuestros hábitos, seremos capaces de administrar nuestro tiempo. Recordar que los hábitos son acciones que realizamos de forma periódica y por supuesto, pueden ser entorpecidos por causas impuestas por nosotros o no. A estos entorpecimientos se les llaman ladrones de tiempo y debemos ser capaces de detectarlos.

Ladrones impuestos a nosotros:

- Clima
- Tráfico/ transporte
- Interrupciones ajenas (a destiempo / necesarias / no necesarias). Se evitan investigando, haciendo preguntas claves: ¿En qué puedo ayudarle? ¿Qué necesita?

 Ladrones impuestos por nosotros:

Postergaciones: se evitan programando, delegando, vinculando con una recompensa, conocer el costo de no ejecutar dicha actividad o aplicar la regla de las tres pospuestas.
Síndrome del estudiante: se evitan con la planificación correcta del tiempo a emplear dicha actividad, pues se piensa que como sobra tiempo se comienza tarde dando al traste con el incumplimiento o la no preparación adecuada.
Para combatir los ladrones de tiempo existe una técnica denominada: La técnica del Pomodoro, que ayuda en mejorar la administración del tiempo y consiste en:

Dividir las tareas en pedazos de tiempo de 25 minutos (Pomodoro).
Tomar un descanso de 5 minutos entre cada Pomodoro.
Cada 4 Pomodoros se toma un descanso de 15 a 30 minutos.
Esta técnica es totalmente adaptable a nuestro rendimiento, nos ayuda a evitar las interrupciones (pasarlas a nuestro tiempo de descanso “descanso con calidad”), tener calma con el comienzo (hacer uso de los hábitos atómico), y aplicar cuando se necesite.

El tiempo está conformado por eventos y no es más que sucesos que se suceden en un espacio de tiempo y se sucederán intervengamos o no. Existen eventos que podemos controlar, pero otros no, y realmente debemos trabajar en los que sí podemos controlar que son los que están en nosotros mismos. Un control adecuado de nuestros eventos nos conduce a una mayor productividad, paz interna y nos permite establecer un rumbo que podemos medir con metas u objetivos.

La prioridad es un punto que nos ayuda a organizarnos, permite establecer niveles de importancia. Para esto debemos tener en cuenta:

- Nuestros valores (todo lo que consideramos de valor).
- Nuestras relaciones claves (los roles que desempeñamos y que impactan en nuestro resultado).
- Nuestros propósitos (metas).

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Clasificar los eventos en importantes o urgentes, es otro punto que nos ayuda a emplear mejor nuestro tiempo.

- Evento de urgencia: se debe responder de inmediato (aporte o no a nuestra persona).
- Evento de importancia: es importante si usted lo considera valioso debido a que contribuye con sus valores y relaciones.

Teniendo en cuenta esto, existe una matríz de la administración del tiempo y nos permite ubicarnos en cuál cuadrante estamos y hacia cuál debiéramos ir.

https://www.bc.gob.cu//storage/noticias/November2021/IMAGEN 3.png

En ocasiones, algunos eventos del cuadrante II pasan a formar parte del cuadrante I, pero indudablemente no debiéramos ser parte del CIII ni CIV pues nos afecta en todos los sentidos. El CII nos ayuda a conocer cuáles eventos ejecutar y cuáles no.

Propuesta de planificación y herramientas a utilizar:

- Separar un tiempo antes de comenzar la semana.
- Revisar tu misión, tus roles y tus valores.
- Revisar la semana que terminó (cumplimiento de las metas).
- Definir los roles a fortalecer.
- Programar actividades (aplicar CII).
- Establecer metas.
Herramientas: agendas, cuaderno de notas, opciones del celular. No olvidar hacer uso de la clasificación (vital, importante, opcional), del seguimiento (terminado, transferido, delegado, cancelado) y personalizar el sistema a aplicar.

Todo lo que nos atormenta o preocupa también puede y debe ser llevado al control, para lograr esto debemos definir:

https://www.bc.gob.cu//storage/noticias/November2021/41.png

La metodología: Haz que las cosas se hagan, está formada por 5 puntos:

1. Capturar
Todo lo que tengo en mente o pendiente, sacarlo y ponerlo en bandejas de entrada (sistemas, cuadernos, celular, tareas).

2. Procesar
Para procesar hay que definir: ¿qué es? ¿tengo que hacer algo? Si requiere más de dos minutos, poner como actividad.

3. Organizar
Tomar lo procesado y organizar por objetivo/prioridad.

4. Revisar
Dedicar un tiempo a la semana para evaluar el avance de tu proyecto. Actualiza fecha y aplica la regla de las tres pospuestas.

5. Hacer
Ejecutar lo planificado o no en cuanto al tiempo definido. Siempre que se pueda adelantar alguna actividad, pues se hace y se actualiza el organizador.

Tener definido los eventos a realizar, cuando el nivel de importancia permite que llevemos un mejor control de nuestras actividades, sin dejar nada por hacer sobre todo lo que realmente es importante o urgente.

Si amas la vida, no desperdicies tu tiempo porque el tiempo es la materia prima con la que la vida se compone.

Parkinson tiene tres leyes y estas plantean:

1. El trabajo se expande hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización.
2. Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos.
3. El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia.

Referencias

- Presentaciones del curso

- Notas de las autoras

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