Por: Lic. Cecilia González Acuña
El Sistema Institucional de Archivos (SIA) es el que debe existir en cada institución, integrado portodos los archivos de gestión y el archivo central de la misma, que debe funcionar como un todo único, en estrecha relación, para que se garantice el seguimiento de la documentación.
En Cuba existe el Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos, que es el mecanismo de integración y promoción de la cultura de la gestión documental y archivos. Tiene como finalidad lograr el desarrollo armónico de las instituciones que lo conforman, para una mayor eficacia en su gestión y en la preservación del Patrimonio Documental de la Nación Cubana. Funciona sobre la base de la centralización normativa y metodológica y de la descentralización; responde a las estructuras de las entidades. Ese sistema está integrado por el Archivo Nacional de la República de Cuba, los archivos históricos provinciales y municipales, los sistemas institucionales que comprenden sus archivos centrales, sus secciones, los de gestión u oficina. La dirección de este sistema se encuentra en el CITMA.
En 2011 se firma la Resolución N o 117 en el Banco Central de Cuba (BCC) y se crea el Sistema Institucional de Archivos del Sistema Bancario Nacional, el cual se integra por el Archivo Central que se subordina actualmente a la Dirección de Información y Comunicación Institucional (DICI), y por las secciones de archivos en las instituciones financieras y los archivos de gestión”. Con esta misma resolución se constituye la Comisión de Valoración Documental. Las instituciones financieras que integran el sistema son el Banco Nacional de Cuba, Banco Popular de Ahorro, Banco de Inversiones S.A., Banco Metropolitano S.A., Banco Internacional de Comercio S.A., Banco de Crédito y Comercio, Banco Exterior de Cuba, CADECA S.A., REDSA, y el Archivo Central del BCC como guía del sistema.
Con la publicación de las nuevas disposiciones para la Gestión Documental y Archivos en nuestro país (Decreto-Ley N o 3/2020 Del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos de la República de Cuba, Decreto N o 7/2020 Reglamento del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivos, Resolución N o 201/2020 Lineamientos generales para la conservación de las fuentes documentales, Resolución N o 202/2020 Lineamientos generales para la digitalización de las fuentes documentales), se refuerza la importancia y preocupación que le confiere el Gobierno a la gestión documental y la conservación del patrimonio documental de la nación. En estos momentos, se trabaja en la actualización de nuestras normativas que puedan contribuir a un mejor funcionamiento del sistema de archivos.
