Por: Lic. Cecilia González Acuña
El Archivo Central del BCC es el órgano que organiza y norma las actividades archivísticas a nivel institucional. Su misión final es satisfacer las necesidades informativas de los directivos, especialistas, técnicos e investigadores, tanto para la gestión, como para la investigación histórica. Para ello es importante trazar criterios y estrategias, elaborar herramientas que permitan la ejecución y la puesta en marcha del proceso, tales como manuales de procedimientos, marco legal y otros instrumentos como el Cuadro de Clasificación y las Tablas de Retención.
Identificar las unidades de producción documental de la estructura orgánica de la institución, las series y tipos documentales, así como elaborar instrumentos que permitan la descripción y recuperación posterior de la documentación, es parte de las tareas que realizan los especialistas en archivos para que funcione el sistema.
El Manual de Procedimientos, actualizado recientemente, es una de las herramientas fundamentales para emprender el desarrollo del sistema. El Archivo Central, como parte de su función, realiza las visitas de trabajo a los archivos de gestión y a las instituciones financieras, y asesora en la organización de los sistemas de archivos según sus propias funciones y características institucionales.
Cada institución financiera bancaria, al tener autoridad jurídica independiente, instaura su sistema de archivo integrado por una sección del Archivo Central y los archivos de gestión, correspondiendo a su estructura orgánica y funcional. Cada día se generan distintos tipos de documentos de archivos en sucursales, casas de cambio y en las oficinas del Sistema Bancario y Financiero Nacional, que son los que registran los actos administrativos, las normas, las decisiones, el estado de las cuentas y demás operaciones que se generan en la actividad bancaria nacional, por lo cual es necesario clasificar y ordenar los documentos de archivos que se generan por día, descartar los documentos innecesarios y proteger al máximo el patrimonio documental.
En la actualidad, las instituciones financieras bancarias, especialmente en las sucursales, los documentos están físicamente organizados de manera tradicional en los archivos metálicos en activos y pasivos, así como dentro de las oficinas de gestión bajo la custodia de los especialistas o secretarias. Se utilizan los locales de depósito como almacenes de papeles, resultando muy difícil recuperar un documento, y se pierde mucha información útil y necesaria para gestión tanto de la administración, como para la población.
Las instituciones financieras suelen producir un volumen de documentación mayor o menor en dependencia de la naturaleza de sus funciones y de sus características. No todas poseen un local de depósito, y las que lo tienen, las condiciones no son adecuadas como plantea la legislación vigente para la conservación de la documentación, con los espacios para la cuarentena, el almacenamiento en las estanterías metálicas, y equipos de climatización y deshumidificadores que son los que a la larga mantienen el papel en buen estado.
Como norma, en los manuales de procedimientos se establecen los plazos de permanencia, acceso y tiempo de destrucción del documento según sus propias valoraciones. Desarrollar un sistema de archivos permite reducir el volumen documental en las oficinas de gestión, recuperar rápidamente los documentos que poseen valor primario y de gestión para la toma de decisiones, mantener un control estricto de la documentación y un menor riesgo de la vulnerabilidad de la información. A su vez, un sistema de archivo que funcione correctamente ayuda a la transparencia y acceso de la información, con los requerimientos de consulta que posee cada tipo de documento, así como también protege el Patrimonio Documental resultado de las funciones institucionales.