La gestión eficaz del tiempo se ha convertido en una competencia crítica para directivos y líderes organizacionales. En un entorno empresarial cada vez más complejo y dinámico, la capacidad de administrar eficientemente el recurso temporal determina no solo la productividad individual sino el éxito organizacional colectivo.
Este artículo examina las principales contribuciones de autores internacionales al campo de las técnicas de ahorro del tiempo en la gestión de dirección, estableciendo un marco teórico que, junto con las perspectivas de autores nacionales cubanos, permitirá comprender la aplicabilidad de estos conceptos en el contexto empresarial cubano.
John Adair, reconocido autor británico especializados en liderazgo, establece en su obra The John Adair Handbook of Management and Leaderhship (2004) las bases para comprender la gestión del tiempo como un pilar fundamental del liderazgo efectivo.
Según Adair, la administración del tiempo constituye una habilidad aislada, sino que se entrelaza con capacidades directivas esenciales como el establecimiento de metas, la toma de decisiones y la solución creativa de problemas algo que se encuentra muy bien representado en el Centro Nacional de Superación Bancaria, por ello el enfoque dado por este autor sitúa el tiempo como un recurso que debe ser intencionalmente asignado en función de prioridades estratégicas.
Esto nos permite que desde la gestión del tiempo hasta la construcción de equipos de trabajo y su motivación, propone que todos desarrollen una conciencia temporal que les permite distinguir entre lo urgente y lo importante.
Esta distinción, aunque desarrollada originalmente por otros autores es refinada por Adair en el contexto empresarial, enfatizando en la delegación efectiva, y la comunicación clara que constituyen técnicas fundamentales para multiplicar el tiempo disponible del directivo y su equipo de trabajo.
Esto sugiere que aceptar nuestras limitaciones temporales aproximadamente cuatro mil semanas de vida permite una aproximación más realista y menos ansiosa a la gestión de procesos directivos.
Entre las técnicas más innovadores sobre la gestión del tiempo destacan la resistencia al ´¨atractivo de las prioridades mediocres¨, concepto que invita a los implicados a identificar aquellas tareas que realmente merecen atención y descartar conscientemente aquellas, que aunque presentes, no contribuyen significativamente a los objetivos organizacionales.
Esto nos lleva al análisis de establecer límites temporales rigurosos para cada actividad, no como una restricción, sino como un mecanismo que garantice que el tiempo dedicado a tareas importantes, incluyendo a la familia y el descanso no debe ser sacrificado en aras de una productividad mal entendida. Su invitación a dejar que tus estándares imposibles se estrellen contra el suelo constituye una técnica de ahorro del tiempo basada en el realismo y la aceptación de nuestras limitaciones humanas.
Por ello es importante introducir el concepto de ¨Inteligencia Temporal¨ como una capacidad diferenciada que va más allá de las técnicas convencionales de gestión del tiempo, lo que constituye una contribución significativa de autores como John Clemens y Scott Dalrymple en su obra Time Mystery: How Temporal Intelligence.
Clemens y Dalrymple argumentan que el empleo de la inteligencia temporal y su relación con las técnicas de gestión del tiempo desarrollan una comprensión sofisticada de la naturaleza multidimensional del tiempo.
Esto deriva el empleo del ¨Espacio en blanco¨, en las agendas ejecutivas, que se expresa en periodos deliberadamente no programados que permiten la reflexión estratégica y la respuesta a imprevistos.
Una distinción fundamental introducida en este análisis y empleo de técnicas de la gestión del tiempo, es la diferencia entre (Chornos) como tiempo cronológico, medible y secuencial y (Kairos) como tiempo cualitativo, el momento oportuno para la acción.
Por tanto para estos autores el éxito radica en que se debe aprender a navegar entre ambas dimensiones, reconociendo cuando es necesario acelerar los procesos y cuando por el contrario, se requiere ¨fluir¨ con el ritmo natural de los acontecimientos.
La Técnica de ¨Comprensión Temporal¨ ilustra como ciertos profesionales logran entregar no solo un producto o servicio, sino una experiencia de tiempo optimizada. En este caso, el servicio de tren de alta velocidad no transporta simplemente pasajeros, sino que ofrece ¨comprensión temporal¨ respecto a la posibilidad de desplazarse rápidamente mientras se aprovecha el tiempo de viaje para trabajar.
Sim embargo la contribución de estos autores internacionales ofrecen un marco teórico robusto para comprender las técnicas de ahorro del tiempo en la gestión de dirección. Sim embargo, la aplicación, de estos conceptos en el contexto cubano requiere considerar las particularidades del entorno empresarial nacional, caracterizado por condiciones estructurales específicas y una tradición de pensamiento administrativo propio.
La gestión del tiempo en el contexto cubano enfrenta desafíos particulares relacionados con la disponibilidad de recursos, las estructuras organizativas y las dinámicas de planificación centralizadas que caracterizan al sistema empresarial cubano.
Esto infiere que la necesidad constante de gestionar y solucionar problemas de abastecimiento, logística o infraestructura puede llevar a un estilo de gestión reactivo. En este escenario, la distinción clásica entre lo urgente y lo importante se vuelve crítica.
Por ello se deben desarrollar habilidades de no dejar que las urgencias del día a día (Conseguir un repuesto o solucionar un corte) consuman todo el tiempo destinado a la planificación estratégica y la mejora de procesos (Lo importante).
Esto se traduciría en una planificación mensual o semanal que reserve bloques de tiempo para funciones claves del liderazgo: reuniones con el equipo, supervisión de la producción y, fundamentalmente, la búsqueda de soluciones a los problemas estructurales.
En un entorno de restricciones, la filosofía de Burkeman ofrece una perspectiva valiosa, lo que un directivo cubano no puede aplicar ya que la misma está diseñada para un contexto de abundancia de recursos.
Por lo tanto, su técnica de ahorro de tiempo podría centrarse en aceptar las limitaciones estructurales (la semana de ¨cuatro mil horas¨ que implica su realidad), y concentrar su energía y la del equipo en las pocas variables que realmente pueden controlar y mejorar. Esto implica decir ¨no¨ a proyectos inviables o a dispersar esfuerzos, una decisión difícil pero esencial para la eficiencia.
La gestión del tiempo en Cuba también está profundamente ligada a las relaciones interpersonales, lo que se refleja en variables como comunicación y motivación un aspecto en lo que Adair destaca como fundamental.
Los directivos cubanos, tanto del sector estatal como privado, emplean técnicas del gestión del tiempo de una manera ¨adaptativa¨, sin un acceso generalizado a las últimas tecnologías de la productividad, su éxito radica en aplicar principios fundamentales de la disciplina, priorización, planificación estratégica y un enfoque realista que acepta las limitaciones del entorno para concentrar en lo que es realmente importante y controlable.
El desarrollo de la ¨Inteligencia Temporal¨ en el contexto cubano no solo implica gestionar el reloj (Chornos), sino también saber leer el momento adecuado para actuar (Kairos) y, sobre todo, optimizar el recurso más valioso: el talento y el tiempo de las personas que conforman la organización.
Autores: Dr. C. Joan Alexis Zequeira Perdomo, Ms. C. Ygraine Borgez Ramirez
BIBLIOGRAFÍA
David Allen- ¨Organizate con Eficacia 2022.
Daniel Kahneman- Pensar rápido, pensar despacio 1977.
Eliyah M. Goldratt- ¨La Meta¨ 2011.
John Adair- Handbook of Management and Leaderhship (2004)
Peter F. Drucker- ¨El ejecutivo eficaz¨ 2002.
Stephen R. Covey- ¨Los sietes hábitos de las personas altamente efectiva¨ 1997.